 KUPTIMI DHE PERMBAJTJA E KONTROLLIT BRENDSHEM
Kontrolli i brendshem si koncept eshte mjaft i gjere dhe perfshin nj game te madhe problemesh.Ne vendin tone me funksione te kontrollit brendshem jane kuptuar funksionet e auditimit, te revizjonit, shqyrtimit te veprimtarive financiare etj. nderkohe qe sipas standarteve nderkombetare ky koncept eshte shume me i gjere dhe krejt i ndryshem.
Kontrolli i brendshem ne kuptimin e standarteve nuk eshte nje veprim i shkeputur,nje aksion i nje njeriu apo i nje grupi njerzish qe kryhet brenda nje kohe te caktuar por ai eshte nje kompleks veprimesh, masash, procedurash qe kryhen nga te gjithe punonjesit e nje subjekti gjate gjithe kohes per te arritur objektivat e caktuara nga menaxhimi.
Ne kuptimin me te gjere, kontrolli i brendshem mund te spjegohet si vijon:
Subjektet kane ne dispozicjon disa burime financiare, materiale dhe njerezore te cilat u jane dhene atyre per te arritur disa objektiva.Ne procesin e arritjes se ketyre objektivave menaxhimi cakton, masa, rregulla, programe etj. per realizimin e ketyre objektivave duke perdorur burimet ne dispozicjon. Gjithcka qe ekziston midis menaxhimit (perfshire edhe vete ate) dhe objektivave do te konceptohet si kontroll i brendshem.Me fjale te tjera kontrolli i brendshem jane njerezit, dhe veprimtaria e tyre, asetet, programet, rregullat, procedurat, politikat e caktuara nga menaxhimi ne funksion te arritjes se objektivave me kosto sa me te ulet duke ruajtur cilesine e nevojshme. Ne teresine e ketyre burimeve ben pjese edhe auditi i brendshem si nje funksion i cili i jep keshilla menaxhimit per perdorimin e burimeve me efektivitet dhe eficense.
Ne kuptimin gjuhesor fjala “kontroll”, ka dy kuptime;Ne te shumten e rasteve ka kuptimin, “kontrolloj situaten”, ” mbaj nen kontroll”, “zoteroj” ,“vendos rregull” etj. ne menyre qe veprimet te rrjedhin sipas parashikimeve.Ne nje kuptim tjeter kjo fjale perdoret edhe ne kuptimin (chek) “kontrolloj” qe nenkupton “verifikoj”,”konstatoj” etj. gje e cila eshte krejt e ndryshme me fjalen “auditoj” qe eshte nje process qe perfshin shqyrtimin, analizen dhe vleresimin per ngjarje te caktuara, si dhe dhenien e rekomandimeve per permiresimin e veprimeve te nje subjekti.
Duke shpresuar se tashme kemi kuptuar permbajtjen e ketij koncepti del se roli i kontrollit brendshem ne fushen e menaxhimit eshte i nje rendesie jashtezakonisht te madhe dhe qe ka ndikimin vendimtar ne arritjen e objektivave te biznesit apo te menaxhimit te burimeve publike me eficense dhe efektivitet.Ne se do t' i referohemi kuptimit dhe permbajtjes se ketij koncepti si me siper, atehere rezulton se as madhesia e burimeve (njerezore,materiale e financiare) qe i vihen ne dispozicjon nje subjekti,ose qe nje subjekt mund te angazhoje ne biznes, as veprimtaria e tyre dhe as programet dhe objektivat, nuk jane nje dukuri e rastit. Ato i nenshtrohen politikave te hartuara nga menaxhimi duke u mbeshtetur ne disa standarte,parime qe jane te sanksionuara tashme ne dokumenta nderkombetare dhe te miratuara nga organizata nderkombetare si GAO (Government Accounting Office. Sh.B.A), INTOSAI (International Organization Suprem Audit Institution) etj. Ne keto dokumenta jane te pasqyruara qarte, parimet dhe standartet e kontrollit te brendshem te cilat mund t' i sherbejne cdo subjekti per organizimin e veprimtarise se tije ne procesin e arritjes se objektivave.
Ne kete punim do te perpiqemi te zberthejme konkretisht keto parime e standarte ne kushtet e nje subjekti qe menaxhon burime publike dhe private ne menyre qe te mund t' i vijme ne ndihme konkretisht aplikimit te ketyre standarteve ne kushtet e biznesit apo te nje subjekti publik.Gjate pershkrimit ne do te perpiqemi t'i thjeshtojme gjerat duke i vendosur ato ne kushtet konkrete pa demtuar permbajtjen shkencore te tyre.
Koncepte themelore: 1
Kontrolli i brendshem eshte ndertues i vazhdueshem i operacioneve e procedurave i kryer nga njerezit dhe qe jep siguri te arsyeshme (jo absolute) per menaxhimin se objektivat po arrihen.
Kontrolli i brendshem nuk eshte nje ngjarje,por nje seri veprimtarish te zhvilluara ne nje subjekt ne menyre te vazhdueshme.Ai eshte pjese integrale e cdo sistemi qe menaxhimi perdor per te rregulluar dhe drejtuar veprimet e tije brenda subjektit.Ne nje kuptim me te plote kontrolli i brendshem eshte pjese e infrastructures qe ndihmon menaxhimin ne arritjen e objektivave te tije te vazhdueshme.
Kontrolli i brendshem realizohet nga njerez.Jane njerezit qe realizojne kontrollin e brendshem.Pergjegjesia per kontrollin e brendshem qendron ne radhe te pare mbi menaxheret,keta vendosin objektivat,percaktojne mekanizmat e kontrollit dhe veprimtarite qe do te kryhen,monitorojne dhe vlersojne gjithe kontrollin.Por gjithe personeli ne subjekt eshte i perfshire ne kontrollin e brendshem dhe ka nje rol te rendesishme ne implementimin e kontrolleve.
Kontrolli i brendshem jep siguri te arsyeshme dhe jo siguri absolute. Menaxhimi duhet te projektoje dhe implementoje kontrolle te brendshme te bazuar gjithmone mbi koston e tyre dhe perfitimet qe sjellin.Kjo e kufizon kontrollin ne dhenjen e siguurise absolute.Ka nje sere kufizimesh te tjera te brendshme qe imponojne dhenjen e sigurise se arsyeshme dhe jo absolute.
 Perkufizimi i kontrollit brendshem
Duke pranuar se koncepti i kontrollit te brendshem eshte nje proces kompleks dhe jo i prekshem drejperdrejt me ane te shqisave, duke qene se ky koncept i referohet drejperdrejt menaxhimit te burimeve, per faktin se vende te ndryshme kane konceptime te ndryshme ne kete process si dhe teknollogji e filozofi te ndryshme edhe koncepti i kontrollit brendshem nuk eshte krejt i unifikuar dhe ndryshon ne varesi te faktoreve qe permendem me siper. Pergjithsisht ekzistojne dy grupime te medha ne ceshtjen e perkufizimit te kontrollit te brendshem; ai amerikan i perfaqsuar nga COSO dhe ai Europjan i .Ne thelb keto perkufizime nuk paraqesin ndryshime rrenjesore por gjithesesi ka disa ndryshime te cilat do t'i evidentojme gjate ketij punimi;
Perkufizimi sipas INTOSAI-t:
Kontrolli i brendshem eshte teresia e instrumentave,procedurave, metodave, sistemeve te krijuar nga nje subjekt (organizem) per t'u siguruar qe veprimtaria e subjektit perputhet me rregullat dhe kerkesat e jashteme e te brendshme (ligjet),rregulloret,direktivat e drejtimit etj.;qe subjekti ruan burimet ne nje menyre te tille qe inkurajon operacionet ekonomike ne menyre efektive dhe eficente; qe subjekti paraqet informacion te sakte financiar dhe te drejtimit 1
Perkufizimi sipas GAO-s: 2
Nje proces, i ndikuar nga menaxhimi dhe personelit tjeter, i projektuar qe te jape siguri te arsyeshme ne lidhje me arritjen e objektivave ne kategorite vijuese:
• Besueshmerija e raportimeve financiare;
• Efektiviteti dhe eficiensa e veprimeve dhe
• Pajtueshmeria me ligjet dhe rregullat.
Disa ndryshime m idis perkufizimeve:
Sic e permendem edhe me siper nuk ekziston ndonje dallim thelbesor midis perkufizimeve pervecse:
1.Ne rastin e perkufizimit sipas GAO-s formullimi eshte me sintetik dhe kerkon nje zberthim te ri koncepteve “ siguri e arsyeshme”
2.Koncepti europian nuk permend termin “siguri e arsyeshme” e cila sic do ta shohim te shtjelluar ne kete punim eshte nje koncept shume i rendesishem dhe shenon nje dallim te dukshem.
3.Perkufizimi sipas GAO evidenton dukshem rolin e menaxhimit dhe te njerezve ne procesin e kontrollit te brendshem.
4.Perkufizimi europian evidenton me qarte synimin dhe veprimin aktiv mbi sistemet ne menyre qe ato te jene te tilla qe te inkurajojne veprimet ne perdorimin efektiv dhe eficent te burimeve
5.Ndersa GAO e perkufizon kontrollin e brendshem si nje process te vazhdueshem, perkufizimi Europian te krijon pershtypjen e nje veprimi qe kryhet ne nje kohe te caktuar.
6.Perkufizimi sipas GAO evidenton faktin se i gjithe ky
process eshte i orjentuar nga arritja e objektivave te subjektit
Megjithe ndryshimet e evidentuara ne dukje ne shtjellimin e koncepteve ne literaturen perkatese keto dallime zbuten deri ne ate mase sa pothuajse nuk ekzistojne.
Meqenese per preferencat e autorit, koncepti sipas GAO-s dhe arsyetimet e metejeshme jane me te plota, ne kete punim do t' i referohemi teresisht ketyre koncepteve. Kjo edhe per faktin se INTOSAI ne Konferencen e II Nderkombetare per Kontrollin e Brendshem te organizuar ne Budapest ne 8-11 Maji te vitit 1999 ka adoptuar standartet e GAO-s.
Nga ana tjeter vendet e kontinentit amerikan i kushtojne nje rendesi jashtezakonisht te madhe standarteve te kontrollit te brendshem.Pervec standarteve te Kontrollit te brendshem te Qeverise Federale, shtete te ndryshme kane perpunuar standarte te vecanta te kontrollit brendshem te cilat jane mbeshtetur mbi ato te qeverise federale.Nderkohe ka nje literature te bolleshme lidhur me zhvillimin e ketyre standarteve, ndertimin e manualeve te procedurave rregullave te tjera qe plotesojne kuadrin e kontrollit te brendshem.
 KOMPONENTET 1
Si GAO ashtu edhe institucione te tjera homologe ne pergjithesi jane fokusuar ne pese komponente kryesore te kontrollit brendshem te cilat jane:
• Ambineti i kontrollit
• Vleresimi i rriskut (rrezikut)
• Aktiviteti i kontrollit
• Informimi dhe komunikimi
• Monitorimi
Ne te vertete GAO i konsideron elementet i mesiperme si standarte por meqense ne te gjithe literaturen boterore ato konsiderohen si komponente si dhe per faktin se me standarte kuptohen dhe jane te miratuara disa te tjere ne kete botim ne po i emertojme si komponente.
Perpara se te bejme nje analize te hollesishme te permbajtjes dhe funksionev te ketyre komponenteve me poshte po paraqesim nje permbledhje te shkurter te permbajtjes se tyre.
Ambinenti i kontrollit.
Menaxhimi dhe personeli duhet te ndertojne e te mbajne nje ambient kontrolli ne gjithe subjektin qe te vendose nje qendrim pozitiv dhe mbeshtetes ne drejtim te kontrollit te brendshem dhe nje menaxhim te ndergjegjshem.
Nje ambient kontrolli pozitiv eshte baze per zhvillimin e metejshem te standarteve.Ai siguron disipline klime dhe strukture te qendrueshme, ashtu si dhe indikon cilesine e kontrollit te brendshem.Ja disa nga faktoret kyc qe ndikojne ambientin e kontrollit.
• Integriteti dhe vlerat etike te ruajtuar dhe te demonstruara nga menaxhimi dhe personeli
• Angazhimi me kompetence i menaxhimit
• Filozofia e menaxhimit dhe stili veprimit
• Struktura organizative e subjektit
• Menyra se si delegohet autoriteti nga qendra ne njesite
• Maredhenejet e subjektit publik me Qeverine.
Vleresimi i rriskut.
Kontrolli i brendshem duhet te parashikoje nje vleresim te rrisqeve qe subjekti duhet te perballoje nga burime te brendsheme e te jashteme.
Vleresimi i rriskut eshte element thelbesor i kontrollit te brendshem i cili kondicionon dukshem arritjen e objektivave.Prandaj menaxhimi duhet te ndertoje sisteme dhe rregulla per vleresimin dhe menaxhimin e rrisqeve duke patur parasysh edhe:
• Nje parakusht per vlersimin e rriskut eshte percaktimi i objektivave te qarta dhe te qendrueshme te subjektit
• Menaxhimi duhet te identifikoje teresisht rrisqet dhe dhe te ndermarre veprimet e duhura per menaxhimin e tyre.
• Analiza e rrisqeve dhe percaktimi i efekteve te mundeshme mbi objektivat e subjektit.
Aktiviteti i kontrollit.
Aktiviteti i kontrollit te brendshem jep sigur qe direktivat e menaxhimit jane realizuar ose po realizohen. Ai duhet te jete efektiv dhe eficent ne permbushjen e objektivave te subjektit.
Aktiviteti i kontrollit perfshin politikat,procedurat teknikat dhe mekanizmat qe perforcojne direktivat e menaxhimit, te tilla qe t' i permbahen kerkesave per zhvillimin dhe ekzekutimin e buxhetit. Aktiviteti i kontrollit eshte pjese integrale e planifikimit, implementimit dhe rishqyrtimit te pergjegjshmerise se subjektit per administrimin e burimeve dhe arritjen e rezultateve efektive.
Aktiviteti i kontrollit perfshin gjithe nivelet dhe funksionet e nje enti si nivelin operacional,funksional ose te sistemeve te informacionit.Ne menyre te permbeldhur ai perfshin:
• Rishqyrtimin e nivelit te performances aktuale
• Rishqyrtimin nga menaxhimi ne nivel funksional
• Menaxhimin e burimeve njerezore
• Perpunimin e informacionit.
• Kontrollin fizik mbi asetet e dobeta
• Ekzekutimin e transaksioneve
• Ndarjen e detyrave, rregjistrimin dhe dokumentimin e transaksioneve.
Informacioni dhe komunikimi
Informacioni duhet rregjistruar dhe komunikuar te menaxhimi dhe te tjeret brenda subjektit ne nje forme dhe brenda nje kuadri kohor qe t'e mundesoje realizimin e pergjegjesive dhe kontrolleve tjera.
Per te arritur objektivat nje subjekt duhet te kete komunikim relevant ,te pergjegjshem dhe kohore lidhur me ngjarjet e brendshme dhe te jashtme ne menyre qe te mundesoje drejtimin dhe kontrollin e operacioneve te tije. Komunikimi efektiv duhet te jete me nje sens te gjere,me informacion qe rrjedh lirshem, nga poshte , brenda dhe jashte subjektit dhe menaxhimi duhet te sigurohet se mjetet e zgjedhura per kete qellim ndikojne arritjen e objektivave.
Monitorimi
Menaxheret duhet te ndertojne,projektojne dhe
te mbajne nje program te mbikqyrjes se gjithe
veprimtarise te sikicuar ne menyre qe te identifikojne
menjehere dobesite e kontrollit te brendshem.
Kontrolli i brendshem duhet te projektohet qe te siguroje monitorim te vazhdueshem te operacioneve.Ai perfshin menaxhimin e rregullt dhe aktivitetet e mbikqyrjes, krahasimet dhe veprime te tjera qe njerezit bejne per te realizuar detyrat.
Ne kete kuader duhet qe menaxheret te:
• Te vleresojne zbulimet e kontrollit duke perfshire mangesite, vleresimet dhe rekomandimet
• Te percaktojne masat e duhura ne zbatim te rekomandimeve e zbulimeve
• Te kompletojne gjithe veprimet koregjuese apo zgjidhjen e ceshtjeve.
1 Standarts for Internal Control in the Federal Government Botim i GAO, Washington 1999
1 Udhezuesit Europiane per zbatimin e standarteve te INTOSAI-t Botim i KLSH 1999
2 Standarts for the Internal Control in the Federal Government.Botim i GAO-s 1999
1 .Standarts for Internal Control in the Federal Government |
